DOKUMENTY POTRZEBNE DO DOKONANIA CZYNNOŚCI NOTARIALNYCH.        

Wstęp.

A. W każdym przypadku do dokonania czynności koniecznym jest ustalenie tożsamości osoby, która dokonuje czynności przed notariuszem. Zatem w każdym przypadku koniecznym jest posiadanie przez osobę takiego dokumentu jak dowód osobisty lub paszport. W przypadku cudzoziemca powinna to być także karta pobytu.

W przypadku osób reprezentujących osoby prawne, takie jak na przykład spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub  fundacje koniecznym jest też dokument, z którego wynika, że dana osoba jest uprawniona do reprezentowania danego podmiotu. Przykładowo dla Spółki akcyjnej może to być odpis aktualny z Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, lub informacja odpowiadającą odpisowi aktualnemu z Rejestru Przedsiębiorców pobrana na podstawie art. 4 ust. 4aa ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2007 r. Nr 168, poz.1186, z pózn. zm.), którą można pobrać ze strony internetowej pod tym adresem .

B. W przypadku gdyby podstawą nabycia przedmiotu, którym chcemy zbyć lub obciążyć (sprzedać go, darować, ustanowić hipotekę itp.) były tytuły określone w artykule 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, a to w szczególności:

- darowizna sporządzona w 2007 roku lub później,

- akt poświadczenia dziedziczenia,

- postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,

- nieodpłatne zniesienie współwłasności,

- zasiedzenie,

to zawsze koniecznym będzie dodatkowy dokument w postaci zaświadczenia wydanego przez właściwego (zazwyczaj ze względu na położenie zbywanej nieruchomości) Naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku od spadków i darowizn, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia. Zamiennie może wskazane zaświadczenie zastąpić pisemna zgoda Naczelnika Urzędu Skarbowego na dokonanie czynności.

1. Sprzedaż / kupno / darowizna MIESZKANIA.

W prawie polskim istnieją dwa typy praw dotyczących mieszkań, a mogących być przedmiotem obrotu. Są to własność lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość oraz spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu. Ze względu na specyfikę tych praw koniecznym jest przedstawienie dokumentów, których zażąda notariusz do sporządzenia czynności w odrębnych podpunktach.

A.  Lokal stanowiący odrębną nieruchomość.

- Podstawa nabycia, którą może być przykładowo akt notarialny – umowa sprzedaży, (uwaga dla darowizn i spadków patrz wstęp).

- Odpis zwykły księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu lub stosowny wydruk z Podsystemu Dostępu do Centralnej Bazy Danych Ksiąg Wieczystych.

- Na życzenie strony kupującej – zaświadczenie wydane przez Prezydenta Miasta Krakowa o tym, że nikt w danym mieszkaniu nie jest zameldowany ani na pobyt czasowy ani na pobyt stały.

- Na życzenie strony kupującej zaświadczenie wydane przez zarządcę budynku, w którym znajduje się przedmiotowy lokal, z którego wynika, że brak jest zaległości związanych z eksploatacją lokalu.

B.  Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu.

- Podstawa nabycia, którą może być przykładowo akt notarialny – umowa sprzedaży, (uwaga dla darowizn i spadków patrz wstęp).

- Jeżeli dla prawa do lokalu została założona księga wieczysta to odpis zwykły księgi wieczystej lub stosowny wydruk z Podsystemu Dostępu do Centralnej Bazy Danych Ksiąg Wieczystych.

- Zaświadczenie wydane przez Spółdzielnię Mieszkaniową dotyczącą przedmiotowego prawa do lokalu, większość Spółdzielni Mieszkaniowych automatycznie umieszcza w nim informacje na temat zadłużenia mieszkania, niektóre jednak w tym zakresie wydają zupełnie odrębne zaświadczenie. Jeżeli dla prawa nie została dotychczas założona księga wieczysta, a nabywca życzy sobie jej założenia koniecznym jest aby Spółdzielnia Mieszkaniowa w zaświadczeniu wskazała także numer działki, na której znajduje się budynek z przedmiotowym lokalem, numer obrębu ewidencyjnego tej działki oraz numer księgi wieczystej dla niej prowadzonej.

- Na życzenie strony kupującej – zaświadczenie wydane przez Prezydenta Miasta Krakowa o tym, że nikt w danym mieszkaniu nie jest zameldowany ani na pobyt czasowy ani na pobyt stały.

2. Sprzedaż / kupno / darowizna / NIERUCHOMOŚCI gruntowej.

W prawie polskim istnieją dwa typy praw dotyczących nieruchomości gruntowych, a mogących być przedmiotem obrotu. Są to własność nieruchomości oraz użytkowanie wieczyste. Poniżej w odrębnych podpunktach zostały przedstawione konieczne do dokonania czynności notarialnej dokumenty specyficzne dla każdego z tych praw.

A. Nieruchomość Gruntowa.

- Podstawa nabycia, którą może być przykładowo akt notarialny – umowa sprzedaży, (uwaga dla darowizn i spadków patrz wstęp).

- Odpis zwykły księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości lub stosowny wydruk z Podsystemu Dostępu do Centralnej Bazy Danych Ksiąg Wieczystych.

- Wypis z Rejestru Gruntów, z klauzulą że służy za podstawę wpisu w księdze wieczystej dla działek stanowiących nieruchomość.

- Jeżeli czynność dotyczy przykładowo sprzedaży jednej działki z kilku wpisanych w danej księdze wieczystej – wyrys z mapy ewidencyjnej, z klauzulą że służy za podstawę wpisu w księdze wieczystej. W przypadku gdy czynność dotyczy wszystkich działek wpisanych w księdze wieczystej, zamiast wyrysu z mapy ewidencyjnej wystarczy odbitka z mapy ewidencyjnej do celów podglądowych

- Na życzenie strony kupującej – w przypadku gdy nieruchomość jest zabudowana, zaświadczenie wydane przez Prezydenta Miasta Krakowa o tym, że nikt w danym budynku nie jest zameldowany ani na pobyt czasowy ani na pobyt stały.

B. Użytkowanie Wieczyste.

Wszystkie dokumenty wskazane przy sprzedaży nieruchomości gruntowej a ponadto umowa oddania nieruchomości w użytkowanie wieczyste.

3. Akt poświadczenia dziedziczenia.

Do dokonania tej czynności konieczna jest obecność wszystkich osób, które mogą wchodzić w rachubę przy ustaleniu kręgu spadkobierców. W przypadku dziedziczenia testamentowego będą to także spadkobiercy ustawowi.

- Akt zgonu spadkodawcy.

- Odpowiednie dokumenty wydane przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, które wykazywać będą prawa do dziedziczenia z ustawy. Zatem w przypadku synów spadkodawcy zazwyczaj wystarczą odpisy aktu urodzenia, zaś w przypadku córek które zmieniły nazwisko na skutek małżeństwa konieczne już będą odpisy skrócone aktów małżeństwa.

- Testament – jeżeli został sporządzony.